Universidad de Murcia

Servicio de Agenda

Índice

General

No paran de llegarme correos con notificaciones de creación, modificación o eliminación de eventos. ¿Cómo puedo desactivarlos?
Acabo de crear un evento, pero cuando vuelvo al calendario no me aparece. ¿Por qué?
Quiero hacer una de mis agendas pública a todo el mundo. ¿Cómo puedo hacerlo?
Quiero crear una agenda por cada una de mis asignaturas y me gustaría poner enlaces a ellas desde mi página web personal o blog personal. ¿Cómo puedo hacerlo?
Cuando imprimo los eventos de un mes, no me aparecen los colores en la hoja impresa. ¿ Qué puedo hacer?

Reuniones y gestión de asistentes.

Quiero organizar una reunión y quiero invitar a muchos usuarios. ¿Cómo puedo hacer para no tener que buscarlos uno a uno en cada reunión?
¿Puedo indicar como asistentes de un evento una lista de correo?
He convocado una reunión a muchos asistentes y no quiero recibir los correos de confirmación. ¿ Es posible?
Acabo de aceptar una invitación a una reunión, pero no se me ha metido en mi calendario. ¿Por qué?
Quiero convocar una reunión y quiero invitar a un usuario pero no puedo ver su tiempo disponible. Además, me pone que no se pudo recuperar la url de tiempo disponible. ¿Por qué ocurre esto?

Sincronización

Quiero sincronizar mi agenda de webmail con Google Calendar. ¿Cómo lo hago?
Me he bajado la última versión de funambol para PDA y no me funciona.
Tengo Thunderbird y veo que soporta tareas. ¿Cómo puedo sincronizarlo con las tareas del servidor?
En la PDA y/o en Outlook si aparecen los eventos, pero en Webmail no aparecen.
Estoy sincronizando con Outlook y eventualmente me aparecen eventos duplicados

General

No paran de llegarme correos con notificaciones de creación, modificación o eliminación de eventos. ¿Cómo puedo desactivarlos?

Debe acceder a la agenda, pulsar sobre Opciones y luego ir a la sección de Notificaciones. En la primera opción mostrada, debería seleccionar "No"

Acabo de crear un evento, pero cuando vuelvo al calendario no me aparece. ¿Por qué?

Esto suele ocurrir cuando un usuario trabaja sobre varios calendarios, ya sean propios o compartidos. Para la correcta inclusión de un evento en un calendario, debería asegurarse de dos cosas:

• Cuando acceda al formulario de creación de eventos, asegúrese de que la casilla “Agenda” contiene el valor oportuno. Esta casilla es la segunda que aparece (bajo “Título”) cuando un usuario tiene distintos calendarios.

• Una vez introducido el evento, asegúrese de que la agenda destino está seleccionada entre las agendas a mostrar (asegúsrese de que tiene activada la casilla correspondiente a la agenda en el panel lateral derecho “Agendas”

Quiero hacer una de mis agendas pública a todo el mundo. ¿Cómo puedo hacerlo?

Debe seguir los siguientes pasos:

1. Crear y compartir una agenda

   1. Dentro de agenda, diríjase al panel derecho titulado “Agendas” y pinche sobre [gestionar mis agendas]

   2. Pulse sobre “Crear nueva agenda”

   3. Una vez creada pinche sobre el icono de las llaves y le aparecerá el formulario de permisos de la agenda. Pinche sobre Lectura y Mostrar en la sección Permisos del invitado. Una vez hecho esto pinche en Guardar y terminar.

2. Obtener la URL de acceso público

   1. Pinche sobre el icono de la (i) de información situado a la derecha del nombre del calendario, donde le aparecerá toda la información del calendario.

   2. En la última sección, recupere la URL para acceso público

3. Promocionar la URL de acceso público

   1. Publicite su URL de acceso público desde su página web o blog. Con los pasos anteriores, usted habrá obtenido una URL a través de la cual cualquier usuario que la conozca será capáz de descargarse la información de su calendario en formato iCalendar (.ics).

Una vez que un usuario disponga de la URL pública, este podrá utilizar un visor de ficheros en formato iCalendar para ver el contenido del calendario. Visores que puede utilizar son:

• Mozilla Thunderbird

• Evolution (linux)

• 30 Boxes: utilizando la URL http://30boxes.com/external/widget?url=[URL_PUBLICA] , donde sustituiríamos [URL_PUBLICA] por la URL obtenida anteriormente.

Quiero crear una agenda por cada una de mis asignaturas y me gustaría poner enlaces a ellas desde mi página web personal o blog personal. ¿Cómo puedo hacerlo?

Lo primero que tendría que hacer sería crear una agenda por cada una de las asignaturas que desee, y asignarles permisos de lectura y mostrado para usuarios invitados, como se indica en el apartado anterior.

Una vez hecho esto, recuperamos URL para acceso público como también se explica en el apartado anterior.

Seleccionamos un visor de formatos iCalendar que sea online, como puede ser el ofrecido por www.30boxes.com:

• Copie la siguiente URL: http://30boxes.com/external/widget?url=

• Añada al final de la misma la URL para acceso público obtenida anteriormente

• Publicite los enlaces obtenidos desde su página web.

   

Cuando imprimo los eventos de un mes, no me aparecen los colores en la hoja impresa. ¿ Qué puedo hacer?

Debe cambiar algunas preferencias en su navegador:

• Internet Explorer: Herramientas → Opciones de Internet→Opciones Avanzadas → Activar casilla Imprimir colores e imágenes de fondo (NOTA: esta opción es global y se aplicará a todas las páginas visualizadas con el navegador)
• Mozilla Firefox: Archivo → Configurar página... → Activar la casilla Imprimir fondo (colores e imágenes) (NOTA: esta opción la debe activar cada vez que decida imprimir una página de eventos)

Reuniones y gestión de asistentes.

Quiero organizar una reunión y quiero invitar a muchos usuarios. ¿Cómo puedo hacer para no tener que buscarlos uno a uno en cada reunión?

Aquí le recomendamos que utilice una libreta de direcciones donde pueda agrupar a las personas con las que comparte reuniones con mayor frecuencia.

Para ello se deben seguir los siguientes pasos:

• Entre en webmail y vaya a Direcciones

• Pinche en el icono de Mis libretas situado en el menú superior, y pinche sobre Crear Libreta de direcciones

• Una vez creada debemos introducir aquellas personas que nos interesen, pinchando sobre Añadir del menú superior, y seleccionando la libreta de direcciones recién creada.

• Es importante introducir al menos la dirección de correo electrónico

• Repetimos el último paso por cada persona que queramos introducir en la libreta.

Una vez que tengamos la libreta creada, supongamos que queremos crear una reunión donde queremos invitar a todos los usuarios introducidos en la libreta recién creada. Seguimos los siguientes pasos:

• Creamos el evento y pinchamos sobre Modificar Asistentes

• En la ventana emergente pinchamos sobre Direcciones, donde nos aparecerá una nueva pantalla. En esta última pantalla seleccionamos la libreta recién creada y pulsamos sobre “Buscar”. Nos aparecerán en la caja de la izquierda listados todos los usuarios introducidos.

• Pinchamos en el primero, pulsamos la tecla SHIFT (mayúsculas), y pinchamos sobre el último. De esta forma haremos que se seleccionen todos ellos.

• Pinchamos sobre Añadir

• Pinchamos sobre Añadir a asistentes

   

¿Puedo indicar como asistentes de un evento una lista de correo?

Sí, pero esto tiene sus ventajas e inconvenientes:

Ventajas: no tiene que indicar uno a uno las direcciones de correo de cada una de las personas convocadas al evento

Inconvenientes:

• no puede consultar la información de tiempo disponible de cada una de las personas convocadas

• los asistentes, aunque acepten la invitación, no se introducirá en sus calendarios pues por defecto los calendarios sólo incluyen invitaciones realizadas al usuario directamente, no a través de una lista. Entonces los usuarios tendrán que meter manualmente el evento en sus calendarios

Además tiene que tener en cuenta que el convocante de la reunión debe estar autorizado a enviar mensajes directamente a la lista destino.

He convocado una reunión a muchos asistentes y no quiero recibir los correos de confirmación. ¿ Es posible?

No es posible. Cuando un asistente a una reunión acepta una invitación, inevitablemente se generará un correo al convocante. Cuando se convoca una reunión a muchos asistentes o directamente a una lista de distribución, es posible que el convocante reciba muchas notificaciones de asistencia. La única alternativa consistiría en poner un filtro de correo que eliminase directamente los correos provienientes de agenda@um.es

Acabo de aceptar una invitación a una reunión, pero no se me ha metido en mi calendario. ¿Por qué?

Por defecto, cuando un usuario acepta una invitación de un evento, éste se introduce en la agenda que el usuario tenga marcada como Agenda por defecto (en Opciones → Agenda → Agenda por defecto). Si acepta el evento y no se visualiza, puede ser por alguna de las siguientes razones:

• La agenda que tiene marcada por defecto no está maracada como visible desde la interfaz. Asegúrese que en el panel lateral derecho de Agendas aparezca dicha agenda marcada como visible.

• Si la invitación le ha llegado desde una lista de correo, es muy probable que no pueda introducir dicha invitación en su agenda por defecto ya que el remitente del mismo es la lista de correo, no su dirección de correo. Deberá hacerlo manualmente.

• Si tiene varias cuentas de correo redireccionadas a una, el correo se meterá en la agenda por defecto de aquella cuenta de correo a través de la cual le haya llegado la invitación.

   

Quiero convocar una reunión y quiero invitar a un usuario pero no puedo ver su tiempo disponible. Además, me pone que no se pudo recuperar la url de tiempo disponible. ¿Por qué ocurre esto?

Puede ocurrir por alguno de los siguientes motivos:

• El usuario nunca ha entrado en la agenda de webmail: en ese caso, la agenda no existe y por tanto, no se puede recuperar información alguna
• Ha invitado a un usuario cuya cuenta de correo no es de la UM. Si dicho invitado le proporcionase una url de consulta de tiempo disponible, usted tendría la posibilidad de meter a dicho contacto dentro de una de sus libretas de direcciones, y añadir la URL de consulta en el campo correspondiente. De esta forma tendrá acceso a dicha información

Sincronización

Quiero sincronizar mi agenda de webmail con Google Calendar. ¿Cómo lo hago?

Siga los siguientes pasos:

1. Acceda a https://webmail.atica.um.es, y abra la aplicación "Agenda"
2. Despliegue el panel lateral derecho titulado "+ Agendas" y pinche sobre el enlace "[Gestionar agendas]"
3. Localice la agenda que quiere sincronizar y pinche sobre el icono de las llaves que aparece a la derecha, para acceder al formulario de cambio de permisos
4. Active los permisos "Mostrar" y "Lectura" de la sección "Permisos del Invitado" y pinche sobre "Guardar y Terminar"
5. Vuelva a la aplicación principal de agenda, pinchando sobre "Hoy" en el menú superior
6. Pinche sobre el icono de información situado a la derecha de la agenda que desea sincronizar
7. Copie la tercera URL denominada "URL para acceso público"
8. Diríjase a Google Calendar, y pinche sobre la flecha situada a la derecha de "Otros Calendarios", y seleccione añadir por URL
9. Pegue la URL que copió en el punto 7

Me he bajado la última versión de funambol para PDA y no me funciona.

Hemos detectado que las últimas versiones de Funambol no funcionan con nuestro servidor. Tendrá que utilizar la versión que tenemos disponible en http://www.um.es/atica/pda-agenda.

Tengo Thunderbird y veo que soporta tareas. ¿Cómo puedo sincronizarlo con las tareas del servidor?

Debe realizar los siguientes pasos:

• Entre en webmail.atica.um.es y diríjase a Tareas. Despliegue pestaña “Listas de tareas” situada a la derecha.

• Localice la lista de tareas que desea sincronizar y pinche sobre el icono (i) situado a la derecha. Copie la primera dirección que le muestra, la dirección de suscripción.

• Vaya a thunderbird y cree un nuevo calendario, que sea “En la red”, tipo iCalendar y pone la URL que acaba de copiar

Una vez hecho esto, podrá autenticarse contra el servidor y tendrá sincronizada su lista de tareas.

En la PDA y/o en Outlook si aparecen los eventos, pero en Webmail no aparecen.

En determinados casos, debido a la propia complejidad del protocolo de sincronización que utiliza el servidor de agendas para la sincronización con distintos dispositivos, cuando un calendario se sincroniza desde varios dispositivos (pc's con outlook y pda's) es posible que existan inconsistencias reflejadas en modo de eventos duplicados o eventos que sí están en unos clientes y en otros no.

La forma de proceder es:

1. Localizar qué versión está más actualizada, si la que se encuentra en el servidor, o la que se encuentra en alguno de los clientes.

2. Una vez localizada, asegurarse de desactivar cualquier sincronización periódica con el servidor. Esta parte dependerá de qué cliente se trate:

   1. Servidor Web: no hay que desactivar nada

   2. PDA con Funambol: Ir a Menu → Settings → Sync Method, y asegurarse de que esté seleccinada la opción “Manual Sinchronization” en vez de “Scheluded Synchronization”

   3. Outlook con Funambol: en el menú superior Funambol → Options, y desmarcar la casilla “Synchronize every”

3. Quitar cualquier evento duplicado o introducir los que no se encontraran en esta copia, para asegurarnos de que toda la información se encuentra en el mismo cliente.

4. Una vez hecho esto, asegurarnos de traspasar toda la información desde dicho cliente al resto de integrantes. Los pasos cambiarán según donde se encuentre la copia final. Los pasos a seguir son los siguientes

   1. Los datos que queremos traspasar se encuentran en Webmail: hay que asegurarse de que limpiamos todos los clientes. Para ello hacemos los siguientes pasos

      1. Outlook con Funambol: ir al menú superior Funambol → Go to..., y luego Tools → Recover. Seleccionamos la segunda opción (Replace all of the Outlook data with data from the server) y seleccionamos los items que queremos recuperar (calendario, contactos, notas...)

      2. PDA con funambol: vamos a Menu → Cleanup y borramos todos los elementos que queramos sincronizar (contactos, calendario, etc). Después, tendremos que desinstalar funambol y volverlo a instalar

      3. Volvemos a sincronizar todos los clientes

   2. Los datos que queremos traspasar se encuentran en Outlook: hay que eliminar la información del servidor y después sincronizar el resto de clientes. Para ello hacemos lo siguiente:

      1. En Outlook, seleccionamos en el menú superior Funambol → Go to..., y luego Tools → Recover. Seleccionamos la primera opción (Replace all of the server data with data from Outlook), y seleccionamos los items que queremos recuperar (calendario, contactos, etc...)

      2. Una vez que tengamos los datos en el servidor, procedemos a sincronizar cualquier otro cliente que podamos tener, siguiendo los pasos indicados en 4.1

   3. Los datos que queremos trspasar se encuentran en el cliente PDA: En este caso, la recuperación es más complicada y debería solicitar soporte en dumbo@um.es.

Estoy sincronizando con Outlook y eventualmente me aparecen eventos duplicados

Es posible que haya sufrido una desincronización, posiblemente motivada por el uso de diferentes clientes. Puede seguir los pasos comentados en el punto anterior.

• 
•